Att låta medarbetare använda företagsbilar innebär mer än att bara överlämna nycklarna. Det skapar ett gemensamt ansvar där både arbetsgivare och förare behöver veta exakt vad som gäller. Utan en skriftlig bilpolicy kan oklarheter snabbt leda till tvister, kostsamma missförstånd och osäkerhet kring vem som bär ansvaret när något inträffar.
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) är den mest effektiva lösningen. Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar en specifik bil till en namngiven förare och fungerar som den fullständiga bilpolicyn för just det fordonet.
Varför varje företag behöver en bilpolicy
När en företagsbil används av en anställd uppstår flera viktiga frågor som måste vara tydligt reglerade:
- Vem betalar självrisk om bilen skadas i en olycka eller får en parkeringsskada?
- Vem ansvarar för böter och trafikavgifter, som parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, däckbyte och besiktning sker i tid?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan ett nedskrivet avtal kan dessa punkter bli källor till konflikter och onödiga kostnader. En bilpolicy i form av ett TRF-kort gör att ansvar och regler är klara redan från start.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort innehåller de uppgifter som tydligt bekräftar vem som har rätt att disponera bilen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får använda bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Dessa grunduppgifter gör att alla inblandade vet vem som har dispositionsrätt och vilket ansvar som gäller. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett juridiskt bindande bevis på att företaget har upplåtit fordonet.
Fördelar för både arbetsgivare och förare
- Tydliga ansvarsgränser – minskar risken för konflikter om skador, böter och underhåll.
- Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och reda även i en större fordonsflotta.
- Trygghet för alla parter – både arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande dokument att luta sig mot när frågor uppstår.
Sammanfattning
Alla företag som låter anställda köra företagsbilar behöver en tydlig och juridiskt bindande bilpolicy. Ett TRF-kort är den enkla och effektiva lösningen som kopplar policyn direkt till en specifik bil och förare. Det skapar ordning och trygghet för både arbetsgivare och förare och minskar risken för framtida tvister.
